Privacyregels (GDPR)

Algemeen

FC Gullegem hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. FC Gullegem houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (= GDPR).

Dit betekent dat:

• wij persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt;
• wij enkel die persoonsgegevens gebruiken welke noodzakelijk zijn voor het specifieke doeleinde;
• wij vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
• wij alle passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
• wij geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• wij op de hoogte zijn van rechten als betrokken persoon omtrent de persoonsgegevens en wij deze zullen respecteren.

De privacy verklaring van de KBVB maakt integraal deel uit van onze privacy verklaring. Deze kan je hier raadplegen.

Waarom zijn persoonsgegevens noodzakelijk binnen onze werking?

De persoonsgegevens van leden en vrijwilligers worden door FC Gullegem gebruikt en verwerkt voor volgende doeleinden:

• aansluiten van spelers en vrijwilligers bij de Koninklijke Belgische Voetbalbond (of partnerfederatie(s)) teneinde gerechtigd te zijn om deel te nemen aan wedstrijden (competitie/vriendschappelijk) en om vrijwilligers toe te laten hun specifieke functie te kunnen uitoefenen (uitvoering van de overeenkomst met de KBVB);
• het verzekeren van spelers en vrijwilligers (wettelijke verplichting);
• het bekomen van subsidiëringen door gemeente/overheid (wettelijke verplichting);
• het verwerken van contracten en administratieve verplichtingen in de boekhouding (gerechtvaardigd belang en wettelijke verplichting);
• bijhouden van een leden- en vrijwilligersregister (gerechtvaardigd belang);
• opstellen van fiscale en sociale fiches en het uitvoeren van alle fiscale verplichtingen (wettelijke verplichting);
• registreren van betalingen, bijv. opleidingsvergoedingen (gerechtvaardigd belang);
• organiseren van wedstrijden, tornooien en trainingen (gerechtvaardigd belang);
• het verspreiden van clubinfo aan de correspondenten van de pers. De persoonsgegevens voor deze clubinfo beperken zich tot de namen van de leden, individuele foto’s en ploegfoto’s. Het geven van deze informatie kan enkel tot doel hebben tot het opmaken van wedstrijdverslagen en ploegvoorstellingen.

Welke gegevens verwerken we en waarom?

• algemene contactgegevens, zoals o.a. adres, telefoonnummer, gsm, email van spelers en ouders, eventueel gezinssituatie,
• specifieke gegevens, zoals geslacht en kledingmaten van de speler. Deze gegevens gebruiken wij voor onze interne communicatie betreffende onze voetbalgerelateerde werking,
• de door spelers aangevraagde en verkregen medische dispensatie (Bondsreglement B1009),
• aangeven van een letsel en de daarop volgende aangifte van sportongeval (Bondsreglement 221),
• gegevens welke noodzakelijk zijn voor een adequate medische opvolging in spoedgevallen (bijv. suikerziekte, epilepsie),
• beeldmateriaal, fotomateriaal.

Wie?

Enkel de door FC Gullegem aangestelde personen kunnen deze gegevens, of een gedeelte hiervan, verwerken en dit binnen hun aangestelde functie.

Verstrekking aan derden

Deze gegevens, of een gedeelte er van, zullen enkel en alleen verspreid worden aan derden, waarmee FC Gullegem een overeenkomst heeft, teneinde de hierboven vermelde doeleinden te kunnen bewerkstelligen.

• het inschrijven van spelers en vrijwilligers bij de federatie,
• het uitvoeren van het lidmaatschap bij de KBVB (of partnerfederatie(s)),
• het verzekeren van spelers en vrijwilligers,
• het laten opstellen van sociale en fiscale fiches zoals voorgeschreven in de bijzondere wetgeving omtrent sportbeoefenaars en de wet op de vrijwilligers,
• het verzorgen van een internetomgeving,
• input in een specifieke databank (ProSoccerData) teneinde de sportieve prestaties en revalidatie na blessure van de spelers te kunnen opvolgen.

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven met uitzondering dat dit wettelijk verplicht en of toegestaan is zoals bijv. in een politioneel of gerechtelijk onderzoek.
Tevens kunnen wij de persoonsgegevens delen met derden indien wij hiervoor jullie toestemming hebben verkregen. Deze toestemming kan ten allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor deze intrekking.
Er worden geen gegevens verstrekt aan partijen welke geen vestigingen hebben binnen de Europese unie.

Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18  jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Websites

ProSoccerData, beheerder van het dataplatform, voor het verwerken van de sportieve en revalidatie gerelateerde gegevens staat in voor de veiligheid van dit platform. Zij hebben technische en organisatorische maatregelen genomen zodat deze gegevens ten allen tijde beschermd zijn tegen onrechtmatige verwerking.
De website https://www.fcgullegem.be maakt gebruik van cookies om het gebruik van de website te vereenvoudigen en de snelheid van uw toekomstig bezoek aan onze website te verbeteren. Daarnaast gebruiken we ook cookies om anonieme statistieken te genereren over het gebruik  van onze website met als doel de structuur en de inhoud van onze website te verbeteren. Deze statistische gegevens laten echter niet toe om u persoonlijk te identificeren.

Bewaartermijn

FC Gullegem bewaart persoonsgegevens zolang noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Van spelers die de club verlaten, archiveren we alle verzamelde info. De mogelijkheid bestaat dat spelers na verloop van tijd terugkeren naar onze club.

Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

• alle personen die namens FC Gullegem van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding ervan,
• we hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen,
• we maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten,
• we testen en evalueren regelmatig onze maatregelen,
• onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Je rechten omtrent je gegevens

Men heeft het recht op inzage, kopie, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die wij verkregen hebben. Alvorens dit te verschaffen zullen wij ten allen tijde een legitimatie vragen.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens, dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.
Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Wijziging privacyverklaring

FC Gullegem kan de privacyverklaring steeds wijzigen. De laatste wijziging gebeurde op 23/09/2018.